Eventmanager

Eventmanager: Berufsprofil und Selbständigkeit

Wer Eventmanager wird, der macht nicht selbst immer nur Party. Im Gegenteil in diesem Beruf sind Disziplin, Planung und eine gute Organisation alles! Wie das Berufsprofil von Eventmanagern aussieht, lesen Sie hier.

Der Beruf des Eventmanagers erfreut sich zunehmender Beliebtheit. Besonders junge Menschen machen sich häufig ein falsches Bild davon, was man als Eventmanager alles leisten muss, um Veranstaltungen von A bis Z zu planen und den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Eventmanagement ist vielseitig und ein Überbegriff für die verschiedensten Aufgabenbereiche. Hochzeitsplaner fallen ebenso darunter wie Firmen, die musikalische Großevents planen und organisieren oder kleinere und größere Eventagenturen, die Geburtstagsfeiern für Privatpersonen gestalten. Von mehr als 1000 Gästen bis hin zu nur 50 ist alles denkbar. Je nach Auftrag ist natürlich auch der Arbeitsaufwand unterschiedlich groß, zudem variiert das Haftungsrisiko stark.

Eventmanager zu sein bedeutet oftmals sehr viel zu arbeiten und das zu ungewöhnlichen Zeiten. Welche Aufgaben Eventmanager haben, welche persönlichen Voraussetzungen man in diesem Job mitbringen sollte und was Sie sonst noch zum Berufsprofil von Eventmanagern wissen müssen, lesen Sie hier.

Aufgaben von Eventmanagern

Eventmanager entwickeln Veranstaltungskonzepte für bestimmte Zielgruppen. Dann stellen Sie den Kunden das Konzept vor und nehmen ggf. Änderungen auf dessen Wunsch hin vor. Für die anstehenden Veranstaltungen wird ein Ablaufplan erstellt und alle beteiligten Unternehmen und Subunternehmen müssen koordiniert werden.

Eventmanager sind auch dafür zuständig Marketingmaßnahmen zu ergreifen, Pressemitteilungen herauszugeben und Einladungen zu verschicken. Sie finden Räumlichkeiten und Locations, die für die geplante Veranstaltung angemessen sind, holen Angebote ein und verhandeln mit Cateringservices und Künstlern.

Sie geben Drucksachen und Dekorationen in Auftrag und überwachen die Produktion. Außerdem kümmern sie sich um die Einhaltung von Rechtsvorschriften, holen behördliche Genehmigungen ein und sorgen für die Einhaltung von Sicherheitsbestimmungen. Müssen Musikanlagen und Möbel aufgebaut werden, überwachen Eventmanager den Auf- und Abbau. Sie weisen das Personal an und sorgen dafür, dass der Zeitplan strikt eingehalten wird.

Die Veranstaltung wird am Ende ausgewertet und auf Erfolg überprüft, dann erstellen Eventmanager einen Abschlussbericht und rechnen mit dem Kunden ab. Bei jedem Auftrag müssen Eventmanager Personal und Mittel planen. Sie müssen sich an das vorgegebene Budget halten und für den reibungslosen Ablauf der Veranstaltungen sorgen.

Beruf Eventmanager: Persönliche Voraussetzungen

Der Beruf des Eventmanagers lebt von der Kommunikation. Daher sollte man unbedingt Kommunikationstalent und Kontaktfreudigkeit in diesem Beruf mitbringen. Kontakte zu knüpfen und zu halten ist für Eventmanager überaus wertvoll, weil sie bei verschiedensten Gelegenheiten auf ein großes Netzwerk zurückgreifen können. Der Eventmanager ist die Schnittstelle zwischen seinem Kunden und allen anderen Parteien, die an der Umsetzung einer gelungenen Veranstaltung beteiligt sind.

Der Eventmanager muss die Wünsche und Interessen des Kunden vermitteln können und Verhandlungsgeschick beweisen, um möglichst gute Konditionen aushandeln zu können. Bei der Personalführung und bei der Koordinierung der verschiedenen Mitbeteiligten müssen Eventmanager durchsetzungsfähig sein. Auf unerwartete Schwierigkeiten müssen sie flexibel reagieren können und dürfen nicht die Nerven verlieren. Dieser Beruf erfordert eine hohe Leistungsbereitschaft. Der Zeitplan ist oft eng und es muss wenn nötig auch länger gearbeitet werden als geplant war.

Kreativität und Vorstellungskraft sind beim Entwickeln von Veranstaltungskonzepten wichtig. Gute Englisch-Kenntnisse, sowie interkulturelle Kompetenzen im Umgang mit Kunden aus einem anderen Kulturkreis sind außerdem von großer Bedeutung. Ohne minutiöse Planung geht nichts, Organisationstalent ist daher eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen, um als Eventmanager erfolgreich zu sein.

Arbeitsbedingungen im Eventmanagement

Eventmanager werden ständig an verschiedenen Orten tätig und sind deshalb häufig vom Wohnort abwesend. Sie müssen sich bei den verschiedenen Events auf immer neue Herausforderungen und Arbeitsbedingungen einstellen. Auf einem Mittelaltermarkt ergeben sich andere Probleme als bei einer Hochzeit. Die Arbeitszeiten von Eventmanagern sind sehr unregelmäßig. Je nachdem wann die Events stattfinden, arbeiten sie abends spät, an Wochenenden und Feiertagen.

Die Arbeit ist sowohl im Büro, aber auch in Messehallen, Theatern, Festhallen, Sportstätten oder im Freien zu erledigen. Bei der Planung und Ausführung der Veranstaltungen sind zahlreiche Gesetze und Sicherheitsbestimmungen zu beachten. Besonders bei Großveranstaltungen übernehmen Eventmanager auch enorme Verantwortung für das Wohl der Gäste und Mitarbeiter.

Beruf Eventmanager: Verdienstmöglichkeiten

Eventmanager können bei ganz verschiedenen Arbeitgebern und zu ganz unterschiedlichen Zwecken eingestellt werden. Sie arbeiten in Diskotheken, Eventagenturen, bei Messeveranstaltern, in der öffentlichen Verwaltung (etwa bei Kulturämtern), in Presseagenturen und bei Sportveranstaltern. Diese Aufzählung ließe sich noch lange fortführen. So unterschiedlich wie das Aufgabengebiet ausgestaltet ist, so unterschiedlich ist auch die Bezahlung, die Eventmanager für ihre Arbeit erwarten können.

Ebenfalls ein wichtiger Faktor ist die Erfahrung, die der Eventmanager mitbringt. Ein abgeschlossenes Studium kann hilfreich sein, jahrelange Berufserfahrung und die Planung großer Events sind aber das wichtigere Aushängeschild. Die Spannbreite des Gehalts von Eventmanagern liegt zwischen 20.000 Euro Jahresverdienst und 60.000 Euro. Natürlich sind Ausreißer nach oben und unten denkbar. Wer sich mit einer eigenen Eventagentur selbständig macht und einen Namen erarbeitet, der kann sein Einkommen durchaus steigern. Mehr dazu, was Sie unbedingt beachten müssen, lesen Sie unter Selbstständigkeit als Eventmanager.

Versicherungen für Eventmanager

Jeder Betrieb sollte zu allererst eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung haben. Für Eventmanager ist diese doppelt wichtig, denn Sie tragen ein hohes Haftungsrisiko. Egal, ob die gemietet Musikanlage beschädigt wurde oder ob verlorene Schlüssel den Austausch der Schließanlage in der angemieteten Location notwendig machen – solche Kosten summieren sich schnell und bringen den Eventmanager finanziell unter Druck.

Eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung tritt im Fall von Personen- und Sachschäden für den Eventmanager ein und wehrt unberechtigte Forderungen, notfalls auch vor Gericht, ab. Hier finden Sie weitere wichtige Informationen zur Veranstaltungshaftpflicht und zu den Ausgestaltungsmöglichkeiten.

Viele der Schäden, die Eventmanager verursachen sind auch immaterieller Natur. Erleidet der Kunde durch eine Fehlplanung des Eventmanagers finanzielle Verluste, dann handelt es sich hierbei um Vermögensschäden, die von einer Betriebshaftpflicht regelmäßig nicht gedeckt werden. Zu diesem Zweck sollte eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Eventmanager und die Eventagentur abgeschlossen werden. Der Betriebsinhaber und alle angestellten Mitarbeiter sind damit gegen Forderungen aus Fehlern bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen versichert.

Das ist die betriebliche und berufliche Seite der Medaille, aber auch die private Absicherung sollten Eventmanager durchdenken. Der Beruf verlangt viel, von denen die ihn ausüben. Wird man krank oder hat man einen schweren Unfall, kann das dazu führen, dass man schnell nicht mehr in der Lage ist dieser Arbeit nachzugehen. Für diesen Fall sollte eine Berufsunfähigkeitsversicherung für Veranstaltungskaufleute und Eventmanager bestehen, die dann eine monatliche Rente zahlt, bis das gesetzliche Rentenalter erreicht ist.